Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen stoßen bei der Schichtplanung schnell an ihre Grenzen. Eine Dienstplan-App schafft Ordnung – doch das Angebot ist groß und die Preismodelle sind unterschiedlich. Wir vergleichen fünf bekannte Tools und zeigen, welches zu welchem Betrieb passt. Vorab in eigener Sache: Nitofi ist unser eigenes Produkt. Wir haben uns deshalb bemüht, alle Anbieter fair darzustellen – inklusive der Punkte, bei denen andere Tools stärker sind.
Worauf kommt es bei einer Dienstplan-App an?
Bevor Sie Tools vergleichen, lohnt ein Blick auf die eigenen Anforderungen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind diese Punkte entscheidend:
- Einfache Bedienung am Smartphone: Wenn das Team die App nicht nutzt, hilft die beste Software nichts.
- Schichtplanung und Zeiterfassung in einem: So können Sie Soll- und Ist-Stunden direkt abgleichen – und erfüllen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
- Urlaub und Abwesenheiten: Anträge, Freigaben und Übersicht an einem Ort.
- Flexibilität im Alltag: offene Schichten, Schichttausch und Push-Benachrichtigungen bei Änderungen.
- Transparente Kosten: Preis pro Nutzer oder Paketpreis? Gibt es Grundgebühren oder Mindestlaufzeiten?
- Schnittstellen: Brauchen Sie einen Export für die Lohnbuchhaltung, etwa an DATEV?
- Datenschutz: DSGVO-konformer Umgang mit Mitarbeiterdaten.
Die 5 Tools im Vergleich
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen. Preise sind Netto-Listenpreise nach öffentlich zugänglichen Angaben (Stand: Oktober 2026) und können je nach Paket, Laufzeit und Teamgröße abweichen.
| Tool | Schwerpunkt | Preismodell | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Nitofi | Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaub | Paketpreis ab 9,99 € / Monat inkl. 5 Mitarbeitende (Freelancer: 5,99 €) | Kleine Teams von 1 bis ca. 50 Personen |
| Papershift | Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung | Pakete pro Nutzer und Monat; Schichtplanung in den höheren Paketen | KMU, die viele Funktionen und Lohnexport brauchen |
| Clockodo | Zeiterfassung, Projekt- und Kundenzeiten | ab ca. 4 € pro Nutzer und Monat | Agenturen, Büros und Dienstleister |
| Shyftplan | Schichtplanung für komplexe Schichtmodelle | Preise auf Anfrage | Mittlere und große Unternehmen |
| Deputy | Dienstplanung und Zeiterfassung, international | ab ca. 5 US-$ pro Nutzer und Monat, Mindestumsatz pro Monat | Betriebe mit vielen Standorten oder internationaler Ausrichtung |
Nitofi
Preis: Freelancer 5,99 € (1 Nutzer), Starter 9,99 € inkl. 5 Mitarbeitende (ab dem 6. je 2,99 €, max. 9), Wachstum 19,99 € inkl. 10 Mitarbeitende (ab dem 11. je 2,49 €, max. 24), Business 49,99 € inkl. 24 Mitarbeitende (ab dem 25. je 1,99 €) – jeweils pro Monat zzgl. MwSt., monatlich kündbar, 14 Tage kostenlos testen.
Funktionen: Schichtplanung mit Früh-, Spät- und Nachtschichten, digitale Stempeluhr per App mit Pausen, automatische Soll-, Ist- und Überstunden, Monatsnachweis als PDF, Urlaubsanträge mit Push-Benachrichtigung, offene Schichten mit Bewerbungsfunktion, mehrere Standorte und Abteilungen sowie Projektzeiterfassung. App für iOS und Android, Web-Dashboard für Admins, verfügbar auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.
Für wen: Kleine Betriebe in Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Handwerk und Dienstleistung, die Planung und Zeiterfassung einfach und günstig aus einer Hand wollen.
Grenzen: Nitofi ist ein junges Produkt. Eine DATEV-Schnittstelle und eine automatische Schichtplanung gibt es bisher nicht, und die Zahl der Integrationen ist kleiner als bei etablierten Anbietern.
Papershift
Preis: Modulares Modell mit mehreren Paketen, abgerechnet pro Nutzer und Monat. Die Schichtplanung ist laut Preisübersicht erst in den höheren Paketen enthalten; eine kostenlose Testphase wird angeboten.
Funktionen: Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Personalverwaltung, in höheren Paketen auch Lohnexport (z. B. DATEV) und automatisierte Planung.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine umfangreiche Personallösung mit vielen Modulen und Schnittstellen suchen.
Clockodo
Preis: Pakete ab ca. 4 € pro Nutzer und Monat, mit kostenloser Testphase.
Funktionen: Starke Zeiterfassung mit Projekt- und Kundenzuordnung, Abwesenheitsverwaltung und Auswertungen für die Abrechnung. Eine klassische Schichtplanung steht nicht im Mittelpunkt.
Für wen: Agenturen, Beratungen und Dienstleister, die vor allem Arbeitszeiten auf Projekte und Kunden buchen – weniger Betriebe mit wechselnden Schichten.
Shyftplan
Preis: Individuelle Angebote auf Anfrage.
Funktionen: Schichtplanung für komplexe Schichtmodelle, Bedarfsplanung, Integrationen in bestehende Systemlandschaften (z. B. SAP) und eine Mitarbeiter-App.
Für wen: Mittlere und große Unternehmen, etwa in Industrie und Logistik, mit vielen Schichtmitarbeitenden und anspruchsvollen Planungsregeln. Für sehr kleine Teams ist der Funktionsumfang meist größer als nötig.
Deputy
Preis: Mehrere Tarife, abgerechnet in US-Dollar, ab ca. 5 US-$ pro Nutzer und Monat; es gilt ein monatlicher Mindestbetrag. Zusatzmodule kosten extra.
Funktionen: Dienstplanung, Zeiterfassung und Team-Kommunikation, in höheren Tarifen auch automatische Planung und Bedarfsprognosen, dazu viele Integrationen.
Für wen: Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Ausrichtung, die eine weit verbreitete Plattform mit großem Integrations-Ökosystem suchen.
Warum Nitofi für KMU die beste Wahl sein kann
Für große Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen sind spezialisierte Enterprise-Lösungen oft die bessere Wahl. Für kleine Betriebe sprechen dagegen mehrere Punkte für Nitofi:
- Alles in einer App: Schichtplan, Stempeluhr, Überstunden und Urlaub – ohne Zusatzmodule.
- Planbare Kosten: Ein Team mit 8 Personen zahlt im Starter-Paket 18,96 € im Monat (9,99 € + 3 × 2,99 €), ein Team mit 15 Personen im Wachstum-Paket 32,44 € (19,99 € + 5 × 2,49 €) – jeweils zzgl. MwSt.
- Kein Risiko: 14 Tage kostenlos testen, danach monatlich kündbar, keine Jahresverträge.
- Schnell eingerichtet: Mitarbeitende per E-Mail einladen, Schichten anlegen, loslegen.
- Mehrsprachig: Die App spricht Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – praktisch für internationale Teams.
Wann ein anderes Tool besser passt
- Sie brauchen einen direkten DATEV-Export oder eine automatische Schichtplanung: Hier sind Papershift oder Deputy weiter.
- Sie buchen vor allem Zeiten auf Projekte und Kunden, ohne Schichtbetrieb: Clockodo ist darauf spezialisiert.
- Sie planen Hunderte Schichtmitarbeitende mit komplexen Regeln: Dann lohnt ein Blick auf Shyftplan.
Fazit
Die „beste“ Dienstplan-App gibt es nicht – es kommt auf Ihre Teamgröße, Ihre Branche und Ihre Anforderungen an. Für kleine Unternehmen, die Schichtplanung und Zeiterfassung einfach, günstig und ohne lange Vertragsbindung lösen wollen, ist Nitofi eine starke Wahl. Am besten testen Sie zwei oder drei Tools mit Ihrem Team und entscheiden dann im Alltag.