Ob Stundenzettel, Excel-Tabelle oder App: Seit September 2022 steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Viele Betriebe sind trotzdem unsicher, was genau gilt – zumal der Gesetzgeber an einer Neuregelung arbeitet. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was der aktuelle Stand ist (Oktober 2026) und wie Sie die Pflicht ohne großen Aufwand erfüllen.
Das BAG-Urteil von 2022: Darum gilt die Pflicht
Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG, Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Das Gericht stützte sich dabei auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), den es im Licht des europäischen Rechts auslegte.
Hintergrund ist das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18). Der EuGH verlangte darin von allen EU-Mitgliedstaaten, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der Arbeitszeit einrichten. Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Wichtig: Die Pflicht gilt seit dem BAG-Beschluss unmittelbar. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
Wie geht es gesetzlich weiter?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) soll die Erfassungspflicht künftig ausdrücklich regeln. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt. Er sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form ausgenommen sein, für die übrigen Betriebe sind gestaffelte Übergangsfristen geplant. Beschlossen ist das Gesetz noch nicht (Stand: Oktober 2026) – Änderungen im Verfahren sind möglich. Die Pflicht zur Zeiterfassung selbst gilt aber bereits heute.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht trifft grundsätzlich alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Branche, Betriebsgröße und davon, ob es einen Betriebsrat gibt. Erfasst werden muss die Arbeitszeit aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch von:
- Teilzeitkräften und Minijobbern,
- Auszubildenden und Werkstudierenden,
- Beschäftigten im Homeoffice oder im Außendienst.
Ausgenommen sind leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Beschäftigte können ihre Zeit weiterhin frei einteilen – sie muss nur dokumentiert werden. Die Erfassung dürfen Sie an Ihre Mitarbeitenden delegieren, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
Strengere Regeln nach dem Mindestlohngesetz
Für Minijobber und für Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe – gilt schon länger eine besondere Pflicht (§ 17 MiLoG): Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Was muss erfasst werden?
Nach der Rechtsprechung muss das System mindestens Folgendes festhalten:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit,
- Ende der täglichen Arbeitszeit,
- die Dauer einschließlich Überstunden.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch Pausen zu dokumentieren. Nur so können Sie nachweisen, dass die gesetzlichen Ruhepausen (§ 4 ArbZG), die tägliche Höchstarbeitszeit und die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG) eingehalten werden. Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Eine bestimmte Form schreibt das BAG nicht vor. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, zeitnah und nachvollziehbar sind.
Welche Strafe droht bei Verstoß?
Für das bloße Fehlen eines Zeiterfassungssystems sieht das Arbeitsschutzgesetz derzeit kein unmittelbares Bußgeld vor. Ganz ohne Folgen bleibt ein Verstoß aber nicht:
- Anordnung der Behörde: Die Arbeitsschutzbehörde kann die Einführung einer Zeiterfassung anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer einer solchen vollziehbaren Anordnung nicht folgt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).
- Arbeitszeitgesetz: Fehlen die nach § 16 Abs. 2 ArbZG vorgeschriebenen Aufzeichnungen, droht ebenfalls ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).
- Mindestlohngesetz: Verstöße gegen die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 21 MiLoG).
Hinzu kommt ein praktisches Risiko: Ohne saubere Aufzeichnungen können Sie bei einer Kontrolle kaum belegen, dass Höchstarbeits- und Ruhezeiten eingehalten wurden.
Digitale vs. manuelle Zeiterfassung
Solange das neue Arbeitszeitgesetz nicht in Kraft ist, dürfen Sie die Arbeitszeit auch auf Papier oder in einer Tabelle erfassen. In der Praxis stößt diese Lösung aber schnell an Grenzen.
Manuelle Erfassung (Stundenzettel, Excel):
- wird häufig erst nachträglich ausgefüllt und ist dadurch ungenau,
- ist fehleranfällig und leicht zu verändern,
- verursacht viel Aufwand beim Einsammeln, Prüfen und Auswerten.
Digitale Erfassung (App oder Terminal):
- erfasst Beginn, Ende und Pausen in Echtzeit per Knopfdruck,
- berechnet Soll-, Ist- und Überstunden automatisch,
- liefert Monatsnachweise auf Knopfdruck – etwa für die Lohnabrechnung oder eine Prüfung,
- ist bereits auf die geplante elektronische Pflicht vorbereitet.
Worauf Sie bei einer digitalen Lösung achten sollten
- Einfache Bedienung am Smartphone, damit Ihr Team die Zeiten wirklich zeitnah erfasst,
- Pausen- und Überstundenerfassung,
- Export der Nachweise, zum Beispiel als PDF,
- klare Rechte: Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten, Admins das ganze Team,
- DSGVO-konformer Umgang mit den Daten.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland bereits heute Pflicht – für nahezu alle Arbeitgeber und alle Beschäftigten. Mit der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Erfassung voraussichtlich zum Standard. Wer jetzt auf eine digitale Lösung umsteigt, erfüllt die aktuellen Anforderungen, spart Verwaltungsaufwand und ist für die neue Rechtslage gerüstet.